Confier une partie de son activité à un sous-traitant ne se limite pas à signer un contrat et à fixer un prix. Le donneur d'ordre engage aussi sa propre responsabilité si son sous-traitant travaille en marge de ses obligations sociales ou fiscales. C'est pourquoi certaines pièces doivent être réclamées avant le démarrage de la prestation, puis mises à jour pendant toute sa durée. Encore faut-il distinguer ce que la loi impose réellement de ce qui relève du contrat, du secteur ou de la simple prudence.
Cette page fait ce tri, document par document. Elle répond d'abord à la question qui revient le plus souvent — « qu'est-ce que je suis obligé de demander ? » — puis élargit aux justificatifs que réclament, à juste titre, la plupart des donneurs d'ordre sérieux.
Les informations présentées sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un conseil juridique. Les obligations exactes dépendent de votre situation, de votre secteur et de la nature du contrat ; en cas de doute, rapprochez-vous de l'URSSAF, de votre conseil juridique ou de votre expert-comptable.
L'obligation de vigilance : ce que la loi impose vraiment
Dès qu'un contrat conclu avec un sous-traitant (ou tout cocontractant) atteint 5 000 € hors taxes — sur l'ensemble du contrat, pas par facture — le donneur d'ordre est soumis à une obligation de vigilance prévue par le code du travail dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé (articles L.8222-1 et suivants). Concrètement, il doit se faire remettre par son cocontractant, établi en France, trois catégories de documents (article D.8222-5) :
- Une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF (voir plus bas), datant de moins de six mois, qui atteste que l'entreprise déclare et paie ses cotisations sociales.
- Un justificatif d'immatriculation : extrait Kbis pour une société, extrait d'inscription au répertoire des métiers pour un artisan, ou récépissé de dépôt de déclaration selon le statut (voir la gestion des justificatifs officiels).
- La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail que le sous-traitant emploie, le cas échéant, avec le type et le numéro d'ordre de leur titre.
Ces vérifications ne se font pas une fois pour toutes. Elles doivent être réalisées à la conclusion du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution. C'est le point le plus souvent oublié : un dossier constitué proprement au démarrage devient non conforme six mois plus tard si personne n'a réclamé la nouvelle attestation.
Pourquoi cette rigueur ? Parce que le donneur d'ordre qui néglige ces contrôles s'expose à la solidarité financière : en cas de travail dissimulé constaté chez son sous-traitant, il peut être tenu de payer solidairement les cotisations sociales, impôts et rémunérations dus, et se voir retirer certaines exonérations ou aides. L'enjeu n'est donc pas seulement documentaire — c'est une exposition financière directe.
L'attestation de vigilance URSSAF, pièce maîtresse
L'attestation de vigilance est le document central de la sous-traitance. Délivrée par l'URSSAF à l'entreprise qui est à jour de ses déclarations et du paiement de ses cotisations (ou qui respecte un plan d'apurement), elle mentionne l'identification de l'entreprise, son effectif et le montant des rémunérations déclarées. Sa durée de validité est de six mois : au-delà, elle ne prouve plus rien.
Le point critique, trop souvent négligé, est la vérification d'authenticité. Recevoir un PDF ne suffit pas : une attestation peut avoir été modifiée. Chaque attestation comporte un code de sécurité que le donneur d'ordre doit contrôler sur le site de l'URSSAF, qui réaffiche alors le document authentique. Vérifier ce code fait partie intégrante de l'obligation de vigilance — sans lui, la vigilance est incomplète. On détaille cette démarche et les autres contrôles d'authenticité dans notre guide dédié à la vérification des documents fournisseurs.
Au-delà du minimum légal : les documents que réclament les donneurs d'ordre sérieux
L'obligation de vigilance fixe un socle, pas un plafond. Selon la nature de la prestation, le secteur et les exigences de vos propres clients, d'autres justificatifs sont légitimes — mais il faut savoir sur quel fondement on les demande, car tous n'ont pas la même force.
Les assurances
L'assurance responsabilité civile professionnelle couvre les dommages que le sous-traitant pourrait causer dans le cadre de sa prestation. Elle n'est pas obligatoire pour toutes les activités au sens de la loi, mais elle est presque toujours exigée par contrat — et c'est une exigence saine. Dans le bâtiment, l'assurance de responsabilité décennale est, elle, une obligation légale pour les intervenants à l'acte de construire : demander l'attestation d'assurance décennale à un sous-traitant du BTP n'est pas une précaution, c'est une nécessité. Attention à un piège fréquent : une attestation d'assurance mentionne une période de validité et une liste d'activités garanties — une police en cours ne couvre pas forcément la prestation confiée. Ce point est développé dans éviter les blocages documentaires avant un chantier.
Les certifications et qualifications
Qualibat, RGE, MASE, certifications ISO… ces labels attestent d'un niveau de qualité ou d'un savoir-faire. Ils sont généralement une exigence contractuelle ou sectorielle (imposée par un client, un appel d'offres ou une réglementation d'accès à un marché), et non une obligation légale universelle. Il est important de ne pas présenter une certification comme une obligation réglementaire là où elle n'en est pas une : la formuler correctement dans vos échanges évite les malentendus et les contestations.
Les habilitations et autorisations des intervenants
Quand la prestation met en jeu la sécurité des personnes, les habilitations individuelles des salariés du sous-traitant deviennent déterminantes : habilitation électrique, CACES pour la conduite d'engins, autorisations spécifiques. Ces documents ont une particularité : ils sont nominatifs et souvent à durée limitée. Leur suivi est plus fin que celui des documents d'entreprise, car il porte sur des personnes qui peuvent changer d'un chantier à l'autre. Nous détaillons ce sujet dans habilitations et certifications : éviter les oublis.
Quand demander ces documents ?
Le bon réflexe est de réclamer les pièces avant la contractualisation, ou au plus tard avant le début de la prestation. Un document réclamé après coup arrive trop tard : si le sous-traitant n'est pas en règle, vous l'apprenez une fois engagé. Trois moments structurent le suivi :
- Au référencement / à la signature : constitution du dossier complet et vérification initiale.
- Tous les six mois pour l'attestation de vigilance (obligation légale de renouvellement du contrôle), et à chaque échéance pour les assurances, certifications et habilitations.
- Avant chaque intervention sensible lorsque le contexte l'exige (accès à un site, chantier, prestation réglementée).
Comment vérifier chaque document ?
Réunir les pièces ne suffit pas : encore faut-il qu'elles soient valides et authentiques. Quelques contrôles simples couvrent l'essentiel du risque :
- L'émetteur et le numéro. Le document émane-t-il bien de l'organisme attendu (URSSAF, greffe, assureur, organisme certificateur) ? Porte-t-il un numéro ou une référence vérifiable ?
- La date. Est-il encore valide au moment où vous l'utilisez ? Une attestation de vigilance de plus de six mois, une assurance dont la période est échue, une habilitation périmée ne prouvent plus rien.
- L'authenticité. Pour l'attestation de vigilance, contrôlez le code de sécurité sur le site de l'URSSAF. Pour un Kbis, recoupez avec les données publiques d'immatriculation. Pour une assurance, une attestation nominative récente et, en cas de doute, un contact direct avec l'assureur lèvent l'ambiguïté.
- La cohérence. Le nom, le SIREN et l'activité mentionnés correspondent-ils bien à l'entreprise avec laquelle vous contractez, et la garantie couvre-t-elle la prestation réellement confiée ?
Le vrai défi n'est pas de demander, c'est de suivre
Demander et vérifier les documents d'un sous-traitant, une fois, est à la portée de tout le monde. La difficulté apparaît avec le volume et le temps : dès qu'une entreprise travaille avec plusieurs dizaines de sous-traitants, chacun portant plusieurs documents aux échéances différentes, le suivi manuel devient un point de fragilité. Une attestation de vigilance expire tous les six mois. Une assurance se renouvelle chaque année, mais la nouvelle attestation n'est pas toujours transmise. Une habilitation arrive à terme sans prévenir. Et la loi, elle, exige un contrôle tous les six mois, pas une fois au démarrage.
C'est là que le tableur et la boîte mail montrent leurs limites : ils ne relient pas le document à sa date, ils ne relancent personne et ils ne s'auto-mettent pas à jour. Le suivi finit par reposer sur la mémoire d'une seule personne — jusqu'au jour où un client, un auditeur ou un contrôle réclame un dossier à jour. Ce point est développé dans suivre les documents de ses fournisseurs et, pour l'angle du risque global porté par un tiers, dans notre page gestion des risques tiers.
Automatiser le suivi documentaire de ses sous-traitants
Vérifier une attestation une fois est simple ; garder à jour des centaines de pièces réparties sur des dizaines de sous-traitants, avec des échéances décalées et une obligation de re-contrôle tous les six mois, ne l'est plus. À partir d'un certain volume, l'enjeu n'est plus de savoir quoi demander — cette page y répond — mais de ne rien laisser expirer sans s'en apercevoir.
Conformity-hub centralise les justificatifs de vos sous-traitants et leurs dates de validité au même endroit, déclenche automatiquement une relance avant chaque expiration, conserve un historique horodaté de chaque pièce demandée et reçue, et permet de reconstituer un dossier sous-traitant complet et à jour le jour où on vous le réclame. La charge mentale de surveiller des dizaines de dates passe d'une personne à un système qui ne les oublie jamais.
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En résumé
Au-delà de 5 000 € HT, trois documents sont une obligation légale face à un sous-traitant établi en France : l'attestation de vigilance URSSAF (à vérifier via son code de sécurité, valable six mois), le justificatif d'immatriculation et, le cas échéant, la liste des salariés étrangers — le tout à re-contrôler tous les six mois. Les assurances (dont la décennale, obligatoire dans le BTP), certifications et habilitations s'ajoutent selon le contrat et le secteur : utiles, parfois indispensables, mais à ne jamais présenter comme des obligations réglementaires quand elles n'en sont pas. Le reste n'est plus une question de connaissance, mais de méthode et de suivi.