Quels documents demander à un sous-traitant ?

Deux documents seulement sont exigés par la loi lorsqu’un donneur d’ordre confie une prestation à un sous-traitant : une attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf et un justificatif d’immatriculation de l’entreprise. Cette obligation s’applique dès que le contrat atteint 5 000 € hors taxes, et elle se répète tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution.

Tout ce qu’on demande couramment en plus — attestation d’assurance, certification professionnelle, habilitation, liste du personnel intervenant — ne relève pas du même régime. Ce sont soit des obligations propres à une activité, soit des exigences que vous posez vous-même dans le contrat. Confondre les deux conduit à deux erreurs symétriques : réclamer des pièces sans fondement, ou passer à côté de celles qui engagent réellement votre responsabilité.

Ce guide sépare les trois niveaux, indique quand demander chaque document, comment le vérifier concrètement, et ce que la loi prévoit lorsque la vérification n’a pas été faite.

Ce que la loi impose : l’obligation de vigilance

Le code du travail impose au donneur d’ordre de s’assurer que son cocontractant respecte ses obligations sociales. Cette obligation, dite de vigilance, se déclenche sur un critère unique : le montant du contrat.

• Seuil : tout contrat d’un montant supérieur ou égal à 5 000 € hors taxes. L’Urssaf précise qu’il s’agit du montant global de la prestation, « même si celle-ci fait l’objet de plusieurs paiements ou facturations ». Découper une prestation en plusieurs factures ne fait donc pas disparaître l’obligation.
• Contrats concernés : exécution d’un travail, fourniture d’une prestation de services ou accomplissement d’un acte de commerce (production, fabrication, transformation, réparation, construction, fourniture, vente, travaux agricoles, prestations matérielles, intellectuelles ou artistiques, transport, sous-traitance industrielle ou de travaux), ainsi que l’attribution d’un marché public.
• Périodicité : les documents sont réclamés à la conclusion du contrat, puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution. Une vérification unique à la signature ne suffit pas pour un contrat qui dure.

Cette obligation pèse sur vous en tant que donneur d’ordre. Elle ne se délègue pas au sous-traitant : c’est à vous de réclamer, de conserver et de pouvoir présenter les pièces.

Les deux documents réellement obligatoires

1. L’attestation de vigilance Urssaf

C’est la pièce centrale du dispositif — nous lui consacrons une fiche complète : l’attestation de vigilance Urssaf.

Délivrée par l’Urssaf, elle atteste que l’entreprise est à jour de ses obligations de déclaration et de paiement de cotisations sociales à la date d’exigibilité de la dernière période traitée, soit les six derniers mois échus.

Elle mentionne dans tous les cas l’identification de l’entreprise — dénomination sociale, adresse du siège, liste des établissements concernés avec leur numéro Siret. Pour un employeur, elle indique en outre le nombre de salariés et le montant total des rémunérations déclarées dans la dernière DSN. Ces deux dernières informations sont utiles : un sous-traitant qui déclare zéro salarié alors qu’il vous annonce une équipe de six sur site mérite une question.

Un point souvent mal compris : une entreprise verbalisée pour travail dissimulé, lorsque le procès-verbal a été transmis au procureur de la République, ne peut pas obtenir d’attestation de vigilance. L’absence d’attestation n’est donc pas un détail administratif — c’est un signal.

2. Un justificatif d’immatriculation

Lorsque l’immatriculation au RCS ou au RNE est obligatoire, ou lorsqu’il s’agit d’une profession réglementée, le sous-traitant doit fournir l’un des documents suivants :

• un extrait K ou Kbis ;
• un justificatif d’immatriculation au RNE (registre national des entreprises) ;
• un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition d’y trouver le nom ou la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation ;
• un accusé de réception électronique émanant du greffier du tribunal de commerce compétent ou de la chambre des métiers et de l’artisanat compétente.

La liste est alternative : un seul de ces documents suffit. En pratique, l’extrait Kbis reste le plus lisible et le plus facile à contrôler — c’est aussi le seul à mentionner les procédures collectives — mais rien ne vous autorise à le refuser si le sous-traitant produit un autre justificatif de la liste. Attention aux artisans non commerçants et aux professions libérales : ils n’ont pas de Kbis, et relèvent de l’attestation d’immatriculation au RNE. Le détail figure dans la fiche extrait Kbis.

Tout le reste : obligation sectorielle, exigence contractuelle ou bonne pratique

C’est ici que la plupart des dossiers fournisseurs se construisent au jugé. Les pièces suivantes sont légitimes — mais elles ne relèvent pas de l’obligation de vigilance, et il faut savoir sur quel fondement vous les demandez.

Les assurances

L’assurance de responsabilité décennale est obligatoire pour les constructeurs — entrepreneurs, artisans, architectes, ingénieurs, y compris auto-entrepreneurs — liés au maître d’ouvrage par un contrat de louage d’ouvrage. La garantie court dix ans à compter du lendemain de la réception des travaux. L’attestation doit être remise avant l’ouverture du chantier et figurer sur les devis et factures. Le défaut d’assurance est pénalement sanctionné : six mois d’emprisonnement et/ou 75 000 € d’amende, hors particuliers construisant pour eux-mêmes et personnes publiques. Attention à une confusion fréquente : un sous-traitant n’étant pas lié au maître d’ouvrage, l’obligation légale d’assurance ne lui est pas applicable — exiger sa décennale relève de votre contrat, pas de la loi. La fiche l’attestation d’assurance décennale détaille ce point et la façon de lire l’attestation.

La responsabilité civile professionnelle, en revanche, n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Elle l’est pour les activités réglementées et pour certains secteurs (santé, transport, immobilier…). Hors de ces cas, la réclamer reste parfaitement légitime, mais c’est une exigence contractuelle : elle doit alors figurer dans votre contrat ou vos conditions d’achat, sinon vous n’aurez aucun levier si le sous-traitant refuse de la produire. La fiche l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle recense les activités réellement soumises à une obligation légale et détaille les contrôles à mener sur le document reçu.

Les qualifications et habilitations

CACES, habilitations électriques, certifications professionnelles, agréments sectoriels : ces pièces attestent qu’une personne ou une entreprise est apte à réaliser une intervention précise. Leur caractère obligatoire dépend de l’activité, de l’équipement utilisé et parfois du cahier des charges de votre propre client. Sur un chantier, elles conditionnent souvent l’accès au site — ce qui en fait, dans les faits, des documents bloquants. Nous détaillons ce point dans notre article sur les habilitations et certifications à ne pas laisser expirer.

Le BTP : la carte d’identification professionnelle

Dans le bâtiment et les travaux publics, l’employeur doit déclarer les salariés qui exécutent, dirigent ou organisent des travaux sur un chantier afin d’obtenir leur carte BTP. La demande se fait en ligne avant le début des travaux. L’absence de déclaration est sanctionnée d’une amende pouvant atteindre 4 000 € par salarié, portée à 8 000 € en cas de nouveau manquement dans les deux ans. La carte reste valable pendant la durée du contrat pour un salarié en CDI ou CDD, et cinq ans pour les intérimaires et les salariés détachés.

Cette obligation pèse sur l’employeur, pas sur vous. Mais si vous accueillez des équipes sur un site dont vous avez la responsabilité, en demander la preuve avant l’intervention relève de la vigilance opérationnelle élémentaire.

Le travail illégal ne se limite pas au travail dissimulé

L’Urssaf recense six infractions constitutives de travail illégal : le travail dissimulé, le marchandage, le prêt illicite de main-d’œuvre, l’emploi d’un étranger sans titre de travail, les cumuls irréguliers d’emplois, et les fraudes aux revenus de remplacement. L’attestation de vigilance ne couvre que le premier volet. Pour les autres, c’est votre contrat et vos contrôles d’accès au site qui font le travail.

Quand demander chaque document

Réclamer les bonnes pièces au mauvais moment revient souvent à ne pas les obtenir. Quatre jalons structurent un dossier sous-traitant tenable.

1. Au référencement, avant toute mise en relation opérationnelle : justificatif d’immatriculation, présentation de l’activité, assurances applicables. C’est le moment où le sous-traitant est le plus disponible pour fournir des pièces — il n’a pas encore le marché.
2. À la contractualisation : attestation de vigilance dès que le montant atteint 5 000 € HT, et toute pièce que votre contrat érige en condition. Une clause qui liste précisément les documents attendus et les délais de transmission vous évitera l’essentiel des relances ultérieures.
3. Avant chaque intervention : qualifications, habilitations, carte BTP, liste nominative des intervenants. Ces pièces se périment à l’échelle de la personne, pas de l’entreprise. Nous avons détaillé ce point dans notre article sur les blocages documentaires avant un chantier ou une mission.
4. Tous les six mois, jusqu’à la fin de l’exécution du contrat : renouvellement de l’attestation de vigilance. C’est l’échéance que les organisations oublient le plus souvent, parce qu’elle n’est déclenchée par aucun événement visible.

Comment vérifier réellement un document

Recevoir un PDF ne vaut pas vérification. Quatre contrôles suffisent à écarter l’essentiel des situations problématiques.

• L’authenticité, auprès de l’organisme émetteur. Les attestations de l’Urssaf portent un code de sécurité à 15 caractères. L’Urssaf met à disposition un service en ligne gratuit qui permet, en saisissant ce code, de vérifier la validité et l’authenticité du document reçu. C’est le contrôle le plus important, et le seul qui résiste à un PDF retouché ; la marche à suivre est détaillée dans la fiche attestation de vigilance Urssaf.
• L’identité de l’entreprise. La dénomination sociale et le numéro Siret figurant sur l’attestation doivent correspondre exactement à l’entité qui signe le contrat et qui facture. Un écart entre la société mère et la filiale qui intervient sur site est fréquent — et il vide la vérification de son sens.
• La période couverte. L’attestation de vigilance porte sur les six derniers mois échus. Une attestation authentique peut donc être trop ancienne pour votre échéance de renouvellement : vérifiez la date, pas seulement la présence du document.
• La cohérence d’ensemble. Nombre de salariés déclarés, masse salariale, adresse des établissements : ces éléments doivent être compatibles avec la prestation annoncée. Ils ne prouvent rien à eux seuls, mais une incohérence marquée justifie de poser la question avant l’intervention plutôt qu’après.

Ce que vous risquez si la vérification n’a pas eu lieu

Le manquement à l’obligation de vigilance n’est pas sanctionné en tant que tel par une amende forfaitaire. Le risque est ailleurs, et il est nettement plus lourd : la solidarité financière.

Si votre sous-traitant est condamné pour travail illégal et que vous n’avez pas satisfait à votre obligation de vigilance, vous êtes tenu solidairement avec lui au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires, des rémunérations, ainsi que des majorations et pénalités correspondantes. Autrement dit, c’est la dette d’un tiers qui peut se retrouver à votre charge.

L’ordre de grandeur mérite d’être connu. Pour l’entreprise verbalisée, l’Urssaf indique que le redressement porte sur cinq années civiles et l’année en cours, avec des majorations de 25 % en cas de dissimulation portant sur un seul salarié, 40 % lorsqu’elle concerne plusieurs salariés, un mineur soumis à l’obligation scolaire, des personnes vulnérables ou une fraude en bande organisée, et jusqu’à 60 % en cas de nouvelle constatation dans les cinq ans. S’y ajoutent des sanctions pénales pouvant atteindre 45 000 € d’amende et trois ans d’emprisonnement pour une personne physique, ainsi que des sanctions administratives : interdiction de bénéficier de certaines aides publiques pendant cinq ans, remboursement des aides perçues au cours des douze mois précédant le procès-verbal, fermeture administrative de l’établissement pendant trois mois.

La vérification documentaire ne vous protège pas contre la fraude d’un tiers. Elle vous protège contre le fait d’en porter la charge financière.

Ce qui change avec la sous-traitance en cascade

Un point de vigilance à anticiper dès maintenant. L’obligation de vigilance du donneur d’ordre va être renforcée en cas de chaînes de sous-traitance : lorsque le sous-traitant de votre sous-traitant — le sous-traitant dit de second rang — sera condamné pour travail illégal, le donneur d’ordre pourra être tenu au paiement des impôts et cotisations dus par ce second rang.

Ces nouvelles obligations s’appliqueront après la parution d’un décret, et au plus tard le 27 décembre 2026. Concrètement, cela signifie que la question « qui intervient réellement pour mon compte ? » devient une question documentaire, et plus seulement contractuelle. Les organisations qui ne cartographient aujourd’hui que leur premier rang ont un an pour étendre leur périmètre.

Organiser le suivi sans y passer ses journées

Réunir les pièces d’un sous-traitant est simple. Le problème apparaît à l’échelle : quelques dizaines de prestataires, plusieurs documents chacun, des échéances qui tombent à des dates différentes, et une obligation de renouvellement tous les six mois qu’aucun événement métier ne vient rappeler. C’est là que les dossiers se dégradent — jamais par négligence, presque toujours par absence de mécanisme.

Quatre principes rendent le suivi tenable, quel que soit l’outil :

• Le document et sa date au même endroit. Une attestation rangée sans son échéance ne vous alertera jamais ; une date notée sans le document ne vaut rien le jour où on vous réclame la pièce.
• Une alerte avant l’échéance, pas après. Trente à soixante jours d’avance laissent au sous-traitant le temps de transmettre la pièce sans précipitation.
• Un responsable nommé. Un suivi qui appartient à « aux achats » n’appartient à personne.
• Une trace de ce qui a été demandé, reçu et validé. Face à un contrôle, montrer que vous avez réclamé la pièce et à quelle date transforme une affirmation en preuve. C’est l’objet de notre article sur la traçabilité documentaire.

Un tableur suffit tant que le volume reste faible ; nous proposons d’ailleurs un modèle Excel de suivi des sous-traitants pour démarrer. Ses limites apparaissent vite : il ne se met à jour que si quelqu’un pense à l’ouvrir, il ne relie pas la date au fichier, et il ne relance personne. Nous avons détaillé ce basculement dans comment éviter les documents expirés et suivre les documents de ses fournisseurs.

Conformity-hub répond précisément à ce moment-là : centraliser les justificatifs de chaque tiers avec leurs dates de validité, déclencher les alertes et les relances avant expiration, conserver l’historique de ce qui a été demandé, reçu et validé, et reconstituer un dossier sous-traitant complet le jour où un client, un auditeur ou un contrôle le réclame. L’échéance des six mois cesse d’être une chose à laquelle il faut penser.

Reste une question que le suivi documentaire ne tranche pas à lui seul : un sous-traitant parfaitement à jour de ses attestations peut rester un point de fragilité pour votre activité. C’est l’objet de la gestion des risques tiers.

À retenir

Deux documents sont légalement exigibles au-delà de 5 000 € HT : l’attestation de vigilance Urssaf et un justificatif d’immatriculation, à la signature puis tous les six mois. Les assurances, qualifications et habilitations relèvent d’obligations sectorielles ou d’exigences contractuelles — utiles, mais à fonder explicitement. La vérification n’a de valeur que si elle passe par l’organisme émetteur : pour l’Urssaf, le code de sécurité à 15 caractères. Enfin, l’enjeu n’est pas administratif mais financier : c’est la solidarité financière qui sanctionne le défaut de vigilance, et son périmètre s’étendra aux sous-traitants de second rang au plus tard fin 2026.

Les informations présentées sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un conseil juridique. Elles reflètent l’état des sources officielles citées ci-dessous à la date de dernière mise à jour de cette page.