Glossaire de la conformité des tiers : chaque terme, sa définition et son texte

Définition : ce glossaire définit les termes qui structurent la conformité documentaire des tiers en droit français — les acteurs, les obligations, les infractions et les pièces — en rattachant chaque définition à l’article qui la fonde, et en signalant explicitement les homonymies qui produisent le plus d’erreurs de dossier.

À retenir

Quatre mots portent à eux seuls la majorité des erreurs de conformité fournisseurs. « Vigilance » désigne deux régimes distincts : l’obligation de vigilance du code du travail (art. L. 8222-1, dès 5 000 € HT) et le devoir de vigilance du code de commerce (art. L. 225-102-4, dès 5 000 salariés). « Sous-traitant » désigne deux notions sans rapport, celle de la loi du 31 décembre 1975 et celle du RGPD. « Solidarité » recouvre trois mécanismes aux déclenchements différents. « Travail illégal » couvre six infractions, dont une seule se documente par une attestation.

Comment lire ce glossaire

Chaque entrée donne une définition autonome, le texte qui la fonde, et — lorsqu’il existe — le terme avec lequel elle est régulièrement confondue. Trois précautions de lecture :

• un mot défini par un texte ne vaut que dans ce texte. Le code du travail, le code de commerce et le RGPD emploient des mots communs pour des notions qui ne se recouvrent pas ;
• une définition n’est pas une obligation. Savoir ce qu’est un sous-traitant ne dit pas quelles pièces vous pouvez lui réclamer : c’est l’objet des fiches par document de cette bibliothèque ;
• les termes de gestion ne sont pas des termes de droit. « Conformité des tiers », « risque tiers », « référencement fournisseur » n’ont aucune définition légale. Ils sont signalés comme tels, parce que leur donner une autorité qu’ils n’ont pas est précisément l’erreur que ce glossaire cherche à empêcher.

La méthode de sélection et de vérification des sources est décrite dans notre méthodologie éditoriale.

Les acteurs

Donneur d’ordre

Définition : le donneur d’ordre est la personne qui conclut un contrat en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de services ou de l’accomplissement d’un acte de commerce, et qui à ce titre supporte l’obligation de vigilance à l’égard de son cocontractant.

Texte : l’article L. 8222-1 du code du travail n’emploie pas le mot : il vise « toute personne » qui conclut un tel contrat. L’expression « maître de l’ouvrage ou donneur d’ordre » apparaît en revanche aux articles L. 8222-5, L. 3245-2 et L. 4231-1, qui organisent ses obligations de réaction.

Ce qu’il faut en retenir : « donneur d’ordre » n’est pas un statut, c’est une position relative. Une entreprise est donneur d’ordre de son sous-traitant et cocontractant de son client, dans le même contrat. Un sous-traitant qui sous-traite à son tour devient donneur d’ordre, avec les mêmes obligations de vérification.

Maître de l’ouvrage et maître d’œuvre

Définition : le maître de l’ouvrage est la personne pour le compte de laquelle l’ouvrage ou la prestation est réalisé. Le maître d’œuvre est la personne chargée de concevoir l’ouvrage et d’en diriger l’exécution pour le compte du maître de l’ouvrage.

Texte : le code du travail désigne le « maître de l’ouvrage » aux articles L. 8222-5, L. 3245-2 et L. 4231-1. La loi du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance le désigne comme la partie au contrat principal, distincte de l’entrepreneur.

À ne pas confondre : le maître d’œuvre n’est pas partie au contrat de sous-traitance et ne supporte pas, à ce titre, l’obligation de vigilance de l’article L. 8222-1. Confier la collecte des attestations à la maîtrise d’œuvre est une organisation possible ; ce n’est pas un transfert de responsabilité.

Cocontractant

Définition : le cocontractant est la partie avec laquelle le contrat est directement conclu. C’est la seule personne sur laquelle porte l’obligation de vigilance de l’article L. 8222-1.

Texte : article L. 8222-1 du code du travail — « que son cocontractant s’acquitte » des formalités mentionnées aux articles L. 8221-3 et L. 8221-5.

Ce qu’il faut en retenir : l’obligation de vigilance ne remonte pas la chaîne. Le maître de l’ouvrage vérifie l’entrepreneur principal ; c’est à l’entrepreneur principal, et non au maître de l’ouvrage, de vérifier ses propres sous-traitants. Une obligation distincte — l’injonction de l’article L. 8222-5 — atteint en revanche le sous-traitant et le subdélégataire, mais uniquement après information écrite du maître de l’ouvrage par un agent de contrôle, un syndicat, une organisation professionnelle ou une institution représentative du personnel.

Sous-traitant (au sens du contrat)

Définition : le sous-traitant est la personne à laquelle un entrepreneur confie, par un sous-traité et sous sa responsabilité, l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage.

Texte : article 1er de la loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance.

À ne pas confondre : un fournisseur qui vend un bien n’est pas un sous-traitant ; la sous-traitance suppose l’exécution d’une part d’un contrat d’entreprise. La distinction change les pièces utiles au dossier — c’est l’objet de nos deux piliers, quels documents demander à un sous-traitant et quels documents demander à un fournisseur. Elle ne change en revanche rien à l’obligation de vigilance de l’article L. 8222-1, qui vise aussi « la fourniture d’une prestation de services » et « l’accomplissement d’un acte de commerce ».

Sous-traitant (au sens du RGPD)

Définition : au sens du RGPD, le sous-traitant est la personne physique ou morale — entreprise ou organisme public — qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’un autre organisme et sur instruction de celui-ci.

Texte : RGPD, dont l’article 28 fixe le contenu du contrat entre responsable de traitement et sous-traitant ; définition reprise par la CNIL.

À ne pas confondre : les deux notions sont homonymes, pas équivalentes. Une même entreprise peut être l’une, l’autre, les deux ou ni l’une ni l’autre. Un maçon sous-traitant au sens du contrat ne traite aucune donnée pour vous ; un éditeur de logiciel hébergé est sous-traitant au sens du RGPD sans exécuter aucune part d’un contrat d’entreprise ; un prestataire de paie est les deux. Conséquence documentaire : l’attestation de vigilance ne dit rien du traitement des données, et le contrat de l’article 28 ne dit rien du travail dissimulé.

Tiers, conformité des tiers, risque tiers

Définition : ce sont des termes de gestion, non des notions juridiques. « Tiers » désigne, dans le vocabulaire des achats et de la conformité, toute personne extérieure à l’entreprise avec laquelle elle est en relation contractuelle : fournisseurs, sous-traitants, prestataires, intérimaires, partenaires. « Conformité des tiers » désigne la fonction qui réunit et contrôle leurs justificatifs ; « risque tiers » l’exposition qui en résulte.

Texte : aucun. Ces expressions ne sont définies par aucun texte français applicable à la conformité documentaire.

Ce qu’il faut en retenir : ces termes sont utiles pour organiser un dossier, jamais pour fonder une exigence. Réclamer une pièce « au titre de la conformité des tiers » n’oppose rien à un fournisseur qui refuse : seul le texte, ou le contrat, est opposable.

Les obligations

Obligation de vigilance

Définition : l’obligation de vigilance est l’obligation, pour toute personne concluant un contrat d’un montant au moins égal à 5 000 € HT en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de services ou de l’accomplissement d’un acte de commerce, de vérifier lors de la conclusion du contrat puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution que son cocontractant n’est pas en situation de travail dissimulé.

Texte : articles L. 8222-1 (principe), R. 8222-1 (seuil de 5 000 € HT) et D. 8222-5 (pièces à obtenir et périodicité de six mois) du code du travail.

Ce qu’elle impose concrètement : deux pièces, et deux seulement — une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations datant de moins de six mois, dont l’authenticité est vérifiée auprès de l’organisme émetteur, et un justificatif d’immatriculation lorsque le cocontractant y est tenu. Voir la fiche attestation de vigilance Urssaf.

Devoir de vigilance

Définition : le devoir de vigilance est l’obligation, pour les plus grandes sociétés, d’établir et de publier un plan de vigilance identifiant les risques d’atteintes graves aux droits humains, aux libertés fondamentales, à la santé, à la sécurité des personnes et à l’environnement résultant de leur activité et de celle de leurs filiales, sous-traitants et fournisseurs avec lesquels elles entretiennent une relation commerciale établie.

Texte : article L. 225-102-4 du code de commerce, issu de la loi n° 2017-399 du 27 mars 2017.

Qui est concerné : les sociétés employant au moins 5 000 salariés en France, ou au moins 10 000 salariés dans le monde, sur deux exercices consécutifs. Le plan comporte cinq éléments : une cartographie des risques, une évaluation régulière des filiales, sous-traitants et fournisseurs, des actions d’atténuation, un mécanisme d’alerte et un dispositif de suivi.

À ne pas confondre : c’est la confusion la plus coûteuse du sujet, dans les deux sens. Un fournisseur qui vous adresse son plan de vigilance n’a pas répondu à votre demande d’attestation de vigilance. Et une entreprise qui collecte scrupuleusement les attestations de ses 300 sous-traitants n’a pas, pour autant, de plan de vigilance — si elle franchit les seuils d’effectif, il lui manque une obligation entière.

Obligation de vérification relative aux salariés étrangers

Définition : c’est l’obligation, pour la personne qui conclut un contrat d’un montant minimum, de vérifier lors de sa conclusion puis périodiquement que son cocontractant n’emploie pas de ressortissant étranger non autorisé à travailler, en se faisant remettre la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail.

Texte : articles L. 8254-1 (principe, par renvoi à l’article L. 8251-1) et D. 8254-2 (contenu de la liste) du code du travail.

Ce qu’il faut en retenir : il s’agit d’une obligation distincte de l’obligation de vigilance, et absente de la plupart des dossiers de sous-traitance. Le contenu de la liste est fermé : date d’embauche, nationalité, type et numéro du titre valant autorisation de travail, pour chaque salarié étranger concerné — extraits du registre du personnel. Ce n’est pas la copie des titres. Voir la fiche pièces d’entreprise et pièces de personnes.

Solidarité financière

Définition : la solidarité financière est le mécanisme par lequel la personne qui a méconnu l’obligation de vigilance de l’article L. 8222-1, ou qui a été condamnée pour recours au travail dissimulé, est tenue solidairement avec son cocontractant au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires, ainsi que des pénalités et majorations correspondantes.

Texte : article L. 8222-2 du code du travail. La solidarité porte également, le cas échéant, sur le remboursement des aides publiques perçues et sur les rémunérations, indemnités et charges dues au titre des salariés dont les formalités d’embauche n’ont pas été accomplies.

Ce qu’il faut en retenir : le manquement sanctionné n’est pas l’irrégularité du cocontractant — c’est le défaut de vérification. C’est ce qui donne à la conservation de la preuve du contrôle, et de sa date, une valeur propre.

Responsabilité solidaire (rémunérations, hébergement)

Définition : ce sont deux mécanismes distincts de la solidarité financière, qui se déclenchent non pas au défaut de vérification mais au défaut de réaction. Informé par écrit par un agent de contrôle que des salariés de son cocontractant ou d’un sous-traitant ne perçoivent pas le minimum légal ou conventionnel, ou sont hébergés dans des conditions incompatibles avec la dignité humaine, le maître de l’ouvrage ou le donneur d’ordre doit enjoindre aussitôt qu’il y soit mis fin.

Texte : articles L. 3245-2 (rémunérations) et L. 4231-1 (hébergement collectif) du code du travail.

Ce qu’il faut en retenir : aucune pièce ne prévient ces deux responsabilités. Ce qui les déclenche, c’est un courrier resté sans suite. Le point de vigilance est donc organisationnel : savoir qui, dans l’entreprise, reçoit ces signalements et ce qu’il en fait.

Les infractions

Travail illégal

Définition : « travail illégal » est le terme générique qui regroupe six infractions distinctes : le travail dissimulé, le marchandage, le prêt illicite de main-d’œuvre, l’emploi d’étranger non autorisé à travailler, les cumuls irréguliers d’emplois, et la fraude ou fausse déclaration.

Texte : article L. 8211-1 du code du travail.

Ce qu’il faut en retenir : l’obligation de vigilance ne couvre qu’une seule de ces six infractions. Lire « travail illégal » là où le texte écrit « travail dissimulé » fait croire que l’attestation de vigilance couvre un champ qu’elle ne couvre pas.

Travail dissimulé

Définition : le travail dissimulé prend deux formes. La dissimulation d’activité est le fait d’exercer à but lucratif une activité de production, de transformation, de réparation ou de prestation de services en se soustrayant intentionnellement à l’immatriculation requise ou aux déclarations dues aux organismes de protection sociale ou à l’administration fiscale. La dissimulation d’emploi salarié est le fait, pour un employeur, de se soustraire intentionnellement à la déclaration préalable à l’embauche, à la délivrance d’un bulletin de paie ou à la déclaration des salaires et des cotisations sociales.

Texte : articles L. 8221-3 (dissimulation d’activité) et L. 8221-5 (dissimulation d’emploi salarié) du code du travail. Ce sont exactement les deux articles auxquels renvoie l’obligation de vigilance de l’article L. 8222-1.

Ce qu’il faut en retenir : les deux définitions exigent un élément intentionnel — « se soustraire intentionnellement ». Une erreur déclarative n’est pas du travail dissimulé. C’est aussi pourquoi l’attestation de vigilance ne prouve pas l’absence d’infraction : elle atteste d’une situation déclarative à une date, rien de plus.

Prêt illicite de main-d’œuvre

Définition : toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre est interdite, en dehors des cas légalement prévus — travail temporaire, portage, travail à temps partagé, agences de mannequins titulaires d’une licence, et quelques situations particulières.

Texte : article L. 8241-1 du code du travail. Une opération de prêt est à but non lucratif lorsque l’entreprise prêteuse ne facture à l’entreprise utilisatrice que les salaires versés au salarié, les charges sociales afférentes et les frais professionnels remboursés.

À ne pas confondre : la sous-traitance licite porte sur une prestation définie, exécutée sous l’autorité et avec l’encadrement du sous-traitant. Le glissement vers le prêt illicite se constate sur l’exécution réelle — qui donne les consignes, qui organise le travail, ce qui est facturé — et non sur les pièces du dossier.

Marchandage

Définition : le marchandage est toute opération à but lucratif de fourniture de main-d’œuvre qui a pour effet de causer un préjudice au salarié concerné ou d’éluder l’application de dispositions légales ou de stipulations d’une convention ou d’un accord collectif de travail. Il est interdit.

Texte : article L. 8231-1 du code du travail.

À ne pas confondre : le prêt illicite se caractérise par l’objet de l’opération — fournir de la main-d’œuvre ; le marchandage se caractérise par son effet — un préjudice au salarié ou le contournement d’une règle. Les deux peuvent être constitués par la même opération.

Les pièces qu’on confond

Attestation de vigilance et attestation de régularité fiscale

La différence : l’attestation de vigilance porte sur la situation sociale du cocontractant — déclarations et paiement des cotisations — et c’est elle, et elle seule, que l’article D. 8222-5 impose au titre de l’obligation de vigilance. L’attestation de régularité fiscale porte sur la situation fiscale et relève d’autres contextes, notamment la commande publique.

Ce qu’il faut en retenir : réclamer l’attestation fiscale au titre de l’obligation de vigilance est une exigence contractuelle, pas une obligation légale. Elle est parfaitement légitime si le contrat la prévoit — à condition de ne pas la présenter comme imposée par un texte. Voir les fiches attestation de vigilance et attestation de régularité fiscale.

Autorisation de conduite et CACES

La différence : l’obligation, c’est l’autorisation de conduite, délivrée par l’employeur pour la conduite de certains équipements présentant des risques particuliers. Le CACES est un dispositif d’évaluation des compétences qui aide l’employeur à la délivrer ; il n’est pas nommé par l’article R. 4323-56, qui fonde l’obligation.

Ce qu’il faut en retenir : un CACES en cours de validité ne vaut pas autorisation de conduite, et une autorisation de conduite n’est pas subordonnée à la détention d’un CACES. Voir la fiche CACES.

Titre d’habilitation électrique et attestation de formation

La différence : l’habilitation électrique est délivrée par l’employeur, qui s’assure au préalable que le travailleur a reçu la formation théorique et pratique nécessaire. L’attestation ou l’avis délivré à l’issue d’un stage par un organisme de formation est un préalable à cette délivrance : ce n’est pas le titre d’habilitation.

Texte : article R. 4544-10 du code du travail. Voir la fiche habilitation électrique.

Le terme, le texte, l’erreur courante

Terme	Texte de référence	Erreur la plus fréquente
Obligation de vigilance	C. trav., L. 8222-1, R. 8222-1, D. 8222-5	La confondre avec le devoir de vigilance
Devoir de vigilance	C. com., L. 225-102-4	Croire qu’elle concerne toutes les entreprises
Cocontractant	C. trav., L. 8222-1	Étendre la vérification à toute la chaîne
Sous-traitant (contrat)	Loi n° 75-1334, art. 1er	L’appliquer à un simple fournisseur de biens
Sous-traitant (RGPD)	RGPD, art. 28	Le ranger avec les sous-traitants de chantier
Travail illégal	C. trav., L. 8211-1	Le traiter comme synonyme de travail dissimulé
Travail dissimulé	C. trav., L. 8221-3 et L. 8221-5	Oublier l’élément intentionnel
Solidarité financière	C. trav., L. 8222-2	Croire qu’elle sanctionne l’irrégularité du tiers, non le défaut de contrôle
Responsabilité solidaire	C. trav., L. 3245-2 et L. 4231-1	Penser qu’une pièce la prévient
Autorisation de conduite	C. trav., R. 4323-56	La remplacer par le CACES
Titre d’habilitation	C. trav., R. 4544-10	La remplacer par l’attestation de stage
Conformité des tiers	Aucun	L’invoquer comme fondement d’une exigence

Ce que ce vocabulaire change dans un dossier

Un glossaire n’est pas un exercice de style. Chacune des confusions ci-dessus se traduit par une erreur concrète, et toujours la même : une pièce réclamée sans fondement, ou une pièce manquante que personne ne réclame.

• réclamer au mauvais maillon — exiger les attestations des sous-traitants de son sous-traitant, que rien n’oblige à produire, pendant qu’on omet l’obligation relative aux salariés étrangers sur son propre cocontractant ;
• réclamer la mauvaise pièce — demander un plan de vigilance à une PME, ou une attestation de vigilance à un prestataire dont le seul enjeu est le traitement de données ;
• présenter une exigence contractuelle comme une obligation légale — ce qui fragilise la demande le jour où le fournisseur la contestera, et décrédibilise les demandes réellement fondées ;
• ne rien faire d’un signalement écrit — le seul cas où la responsabilité solidaire des articles L. 3245-2 et L. 4231-1 se déclenche.

Vérifier un dossier isolé avec ce vocabulaire en tête est à la portée de n’importe qui. La difficulté apparaît à l’échelle : plusieurs centaines de tiers, chacun avec ses pièces, ses échéances propres, ses relances et son historique — et un vocabulaire qui doit rester le même d’un acheteur à l’autre pour que le dossier reste lisible.

C’est ce que Conformity-hub prend en charge : un référentiel de pièces nommées une fois pour toutes, les échéances suivies pièce par pièce, les relances déclenchées avant expiration, les versions conservées et les validations tracées. La règle reste celle du texte ; l’outil ne fait que la rendre tenable sur la durée.