Comment vérifier la conformité d’un sous-traitant ?

Un dossier de sous-traitance complet n’est pas la même chose qu’une vérification faite. Le code du travail n’impose pas de détenir des pièces : il impose de vérifier, à la conclusion du contrat puis périodiquement, que le cocontractant s’acquitte de certaines obligations. La nuance décide de l’issue en cas de contrôle, parce que c’est au donneur d’ordre de démontrer qu’il a procédé à ces vérifications, et aux bonnes dates.

Cette page traite la vérification comme une procédure. Pour la liste des pièces à réunir, voir le guide quels documents demander à un sous-traitant ; pour chaque justificatif pris isolément, les fiches de la bibliothèque.

« Vérifier un sous-traitant », ce que la loi entend exactement

L’article L8222-1 du code du travail formule l’obligation ainsi : toute personne vérifie, lors de la conclusion d’un contrat en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de services ou de l’accomplissement d’un acte de commerce, et périodiquement jusqu’à la fin de l’exécution du contrat, que son cocontractant s’acquitte des formalités des articles L8221-3 et L8221-5 — c’est-à-dire qu’il n’exerce pas une activité dissimulée et qu’il ne dissimule pas de salariés. Le texte ne distingue pas le sous-traitant du fournisseur : les mêmes vérifications s’imposent pour un achat de biens, comme l’expose le guide quels documents demander à un fournisseur.

Deux conséquences pratiques découlent de cette rédaction.

• L’objet de la vérification est le respect d’obligations déclaratives, pas la qualité du prestataire. Sa solidité financière, ses compétences, ses assurances ou ses certifications relèvent d’un autre registre : celui de votre politique d’achat, pas de cette obligation légale.
• L’obligation est continue. Elle ne s’éteint pas à la signature : elle court jusqu’à la fin de l’exécution du contrat. Un dossier constitué une fois et jamais rouvert ne satisfait pas au texte, même s’il est complet.

Le décret d’application ferme la boucle. L’article D8222-5 énumère les pièces que le cocontractant établi en France doit remettre, et précise que ces documents sont réputés attester que le donneur d’ordre a satisfait à ses vérifications. Autrement dit : le législateur ne vous demande pas d’enquêter, il vous demande d’obtenir des pièces déterminées, à des moments déterminés. C’est une obligation de procédure — et c’est pour cela que la date de remise compte autant que la pièce.

Deux obligations de vérification, deux textes différents

La pratique n’en connaît généralement qu’une : l’obligation de vigilance. Il y en a deux, avec le même seuil de déclenchement et des périmètres distincts.

1. L’obligation de vigilance (travail dissimulé)

Elle est posée par l’article L8222-1 et s’impose, selon l’article R8222-1, pour toute opération d’un montant au moins égal à 5 000 € hors taxes. Le seuil s’apprécie sur l’opération, pas sur la facture : un contrat de 900 € par mois sur douze mois la déclenche.

Les pièces à obtenir d’un cocontractant établi en France sont fixées par l’article D8222-5 :

• une attestation de vigilance délivrée par l’organisme de recouvrement, de moins de six mois, certifiant la fourniture des déclarations sociales et le paiement des cotisations ;
• lorsque l’immatriculation est obligatoire ou l’activité réglementée, un justificatif d’immatriculation, au choix : extrait K ou Kbis, extrait du registre national des entreprises, devis ou document publicitaire ou correspondance professionnelle portant la dénomination, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation, ou l’accusé de réception électronique du dépôt de création.

Ces pièces sont à obtenir lors de la conclusion du contrat, puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution.

2. La vérification relative aux salariés étrangers

C’est l’angle mort des dossiers fournisseurs. L’article L8254-1 impose, dans les mêmes termes de périodicité, de vérifier que le cocontractant ne relève pas de l’interdiction d’emploi d’un étranger non autorisé à travailler. L’article D8254-1 fixe le même seuil de 5 000 € hors taxes.

La pièce, en revanche, est différente : l’article D8254-2 impose de se faire remettre la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, mentionnant pour chacun sa date d’embauche, sa nationalité, ainsi que le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Sauf pour les particuliers, cette liste est adressée tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat (article D8254-4). Lorsque le prestataire est établi à l’étranger et détache des salariés en France, la liste est remise à la conclusion du contrat (article D8254-3).

Le régime de sanction n’est pas le même non plus. Le manquement expose à une solidarité de nature différente : l’article L8254-2 rend le donneur d’ordre tenu solidairement du salaire et de ses accessoires dus au travailleur, des indemnités de rupture, des frais d’envoi des rémunérations impayées vers le pays d’origine, et de l’amende administrative de l’article L8253-1, plafonnée à 5 000 fois le taux horaire du minimum garanti, portée à 15 000 fois en cas de réitération, et appliquée autant de fois qu’il y a d’étrangers concernés.

Une entreprise qui collecte scrupuleusement les attestations de vigilance et n’a jamais demandé cette liste satisfait à une obligation sur deux.

Ce que « vérifier » veut dire en pratique : quatre gestes

Le texte dit « vérifier » sans décrire l’opération. Quatre gestes la composent, et trois d’entre eux sont couramment omis.

1. Obtenir la pièce auprès du cocontractant. C’est le seul geste que la plupart des organisations réalisent effectivement.
2. Authentifier la pièce auprès de son émetteur lorsque c’est possible. Recevoir un PDF ne prouve rien : un document retouché reste plausible à l’œil.
3. Dater la vérification. La solidarité financière s’apprécie au regard de la situation à un moment donné : une attestation obtenue six semaines après l’échéance ne couvre pas l’intervalle écoulé.
4. Conserver la pièce et la trace de son contrôle. En cas de litige, c’est au donneur d’ordre de démontrer qu’il a procédé aux vérifications ; aucun texte ne fait peser cette démonstration sur l’organisme de contrôle.

Aucune durée de conservation n’est fixée par le code du travail pour ces pièces. Une recommandation opérationnelle raisonnable — et non une obligation — consiste à les conserver au moins aussi longtemps que la période sur laquelle un redressement peut porter, et à ne jamais écraser une version par la suivante : c’est l’historique, pas la dernière pièce, qui prouve la régularité du suivi.

La procédure, aux bonnes dates

Rapportée au cycle de vie d’un contrat, l’obligation se décompose en cinq moments.

Avant de contractualiser — sélection

À ce stade, rien n’est encore obligatoire au titre de la vigilance : l’obligation naît à la conclusion du contrat. C’est en revanche le moment le moins coûteux pour écarter un candidat. Contrôles utiles : existence et état de l’entreprise dans les registres publics, adéquation entre l’activité déclarée et la prestation attendue, couvertures d’assurance exigées par votre cahier des charges — responsabilité civile professionnelle, et assurance décennale pour les travaux de construction.

À la conclusion du contrat — le socle légal

Attestation de vigilance de moins de six mois, justificatif d’immatriculation lorsqu’il est requis, liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail. C’est également le moment d’écrire ce que vous exigerez au-delà du minimum légal : sans clause, une exigence contractuelle n’existe pas, et un prestataire qui refuse de produire une attestation d’assurance ne manque à rien.

Avant la première intervention — le terrain

Les pièces liées au site relèvent d’autres textes et d’autres logiques : carte d’identification professionnelle du BTP pour les salariés intervenant sur un chantier de bâtiment ou de travaux publics, habilitations et autorisations de conduite, plan de prévention. Elles ne se substituent pas aux vérifications de vigilance et ne sont pas couvertes par elles.

Tous les six mois — le renouvellement

C’est l’étape la plus souvent manquée, parce qu’elle n’est déclenchée par aucun événement commercial. L’échéance court à partir de la conclusion du contrat, pas de la date d’émission de la dernière attestation reçue. Pour un parc de plusieurs dizaines de prestataires, la seule question qui compte est celle du déclencheur : qui est prévenu, et quand.

À la clôture — l’archivage

Le dossier ne devient utile qu’au moment où il est contesté, c’est-à-dire souvent après la fin du contrat. Conserver l’historique daté des pièces, et non le seul dernier état, est ce qui distingue une vérification démontrable d’une vérification affirmée.

Contrôler l’authenticité : ce qui est vérifiable, et ce qui ne l’est pas

Tous les justificatifs ne se valent pas de ce point de vue. Certains sont contrôlables auprès de leur émetteur, d’autres ne le sont pas du tout — ce qui change la nature du contrôle que vous pouvez réellement exercer.

• Attestation de vigilance : contrôle direct. Elle porte un code de sécurité que l’Urssaf permet de saisir sur un service en ligne gratuit pour confirmer l’authenticité et la validité du document. C’est le seul contrôle qui résiste à un PDF retouché. La marche à suivre est détaillée dans la fiche attestation de vigilance Urssaf.
• Justificatif d’immatriculation : contrôle direct. Les données du registre national des entreprises sont publiques et consultables gratuitement ; comparer dénomination, Siren, forme juridique, adresse et date de création avec le document reçu suffit à écarter une falsification grossière. Voir la fiche extrait Kbis.
• Attestations d’assurance : recoupement seulement. Aucun service ne permet à un tiers de confirmer qu’un contrat est en cours. Ce qui est vérifiable, c’est que l’organisme émetteur est agréé, et que les activités déclarées correspondent à la prestation. Une attestation en cours de validité ne prouve pas que la garantie est active : le mécanisme est expliqué dans la fiche RC professionnelle.
• Attestation de régularité fiscale : aucun contrôle par un tiers. Contrairement à l’attestation de vigilance, aucun service public n’en permet l’authentification par le destinataire. Voir la fiche attestation de régularité fiscale.
• Liste nominative des salariés étrangers : déclarative. Le document émane du cocontractant lui-même. Le donneur d’ordre n’a pas accès à un fichier lui permettant de contrôler les titres ; c’est à l’employeur qu’incombe la vérification auprès de l’administration avant l’embauche.

Vérifier que c’est bien la bonne entité

Un contrôle d’authenticité réussi sur la mauvaise société ne vaut rien. Trois écarts se rencontrent régulièrement et vident la vérification de sa portée :

• maison mère et filiale. L’attestation présentée est authentique, mais porte le Siren du groupe alors que l’intervention et la facturation relèvent d’une filiale. Le numéro doit être identique sur le contrat, l’attestation et la facture.
• siège et établissement. Le Siren identifie l’entreprise, le Siret l’établissement. Pour une prestation exécutée depuis un établissement secondaire, contrôlez que celui-ci existe bien et n’est pas fermé.
• sous-traitance en cascade. Vos vérifications portent sur votre cocontractant direct. Si celui-ci sous-traite à son tour, le second rang n’est pas couvert par vos contrôles : il relève des obligations de votre cocontractant, et de la clause de votre contrat qui autorise ou non la sous-traitance et impose la transmission des pièces correspondantes.

Ce que la vérification documentaire ne couvre pas

Un dossier conforme ne garantit ni l’absence de fraude, ni la sécurité de l’intervention, ni la validité du montage contractuel. Trois sujets voisins sont régulièrement confondus avec la vigilance :

• l’acceptation du sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement par le maître d’ouvrage, dans les opérations de travaux : c’est une exigence propre au régime de la sous-traitance, distincte des vérifications du code du travail ;
• le prêt de main-d’œuvre illicite et le marchandage : ils se caractérisent par les conditions réelles d’exécution — lien de subordination, absence de savoir-faire spécifique, facturation au temps passé — et aucune pièce du dossier ne les révèle ;
• la santé et la sécurité sur site : plan de prévention, autorisations de conduite, habilitations. Ces obligations pèsent sur vous en tant qu’entreprise utilisatrice, indépendamment de la régularité sociale du prestataire.

Les informations présentées ici sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un conseil juridique.

Que faire quand une vérification échoue

Le réflexe utile est de distinguer trois situations, parce qu’elles n’appellent pas la même réponse.

1. La pièce n’arrive pas. Tant que rien n’est écrit au contrat, vous n’avez d’autre levier que la relance. Avec une clause, vous disposez d’une gradation utilisable : rappel, suspension du référencement, suspension des commandes, retenue de paiement si elle est prévue, résiliation. Écrire cette gradation au moment de la contractualisation est ce qui la rend mobilisable plus tard.
2. La pièce est arrivée mais ne passe pas le contrôle. Attestation dont le code de sécurité n’est pas reconnu, Siren discordant, période non couverte : le sujet devient sérieux. Demandez une réémission directement par l’organisme émetteur, par écrit, et suspendez l’intervention prévue tant que le point n’est pas levé. Conservez la trace de l’anomalie : elle documente votre diligence.
3. Vous êtes informé par écrit par un agent de contrôle. C’est le cas le plus contraignant, et il est explicitement traité par l’article L8222-5 : le donneur d’ordre informé par écrit par un agent de contrôle du fait que son cocontractant recourt au travail dissimulé doit enjoindre aussitôt à celui-ci de faire cesser sans délai cette situation. À défaut, il est tenu solidairement au paiement des impôts, taxes, cotisations, rémunérations et charges correspondants. L’injonction doit donc être écrite, datée et conservée.

Ce que vous risquez si les vérifications n’ont pas eu lieu

Le manquement à l’obligation de vigilance n’est pas puni d’une amende forfaitaire. Le risque tient à la solidarité financière de l’article L8222-2 : si votre cocontractant est en situation de travail dissimulé, vous pouvez être tenu solidairement au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi que des pénalités et majorations dus au Trésor ou aux organismes de protection sociale, au remboursement des aides publiques dont il a bénéficié, et au paiement des rémunérations et charges dues aux salariés non déclarés. C’est la dette d’un tiers qui devient la vôtre.

Pour le volet « salariés étrangers », la solidarité de l’article L8254-2 s’y ajoute, avec l’amende administrative de l’article L8253-1 déjà évoquée. Les deux régimes se cumulent : ils ne sanctionnent pas le même manquement.

La vérification ne vous protège pas de la fraude d’un prestataire. Elle vous protège d’en supporter la charge financière — à condition d’être démontrable.

Constituer la preuve : ce qui fait la différence

Une vérification prouvable repose sur cinq éléments. Aucun texte ne les impose sous cette forme ; c’est une traduction opérationnelle de l’exigence de démonstration.

• la pièce, conservée dans sa version d’origine, non renommée ni recompressée ;
• la date de réception, distincte de la date d’émission figurant sur le document ;
• la trace du contrôle : quel contrôle a été fait, quand, avec quel résultat ;
• l’identité du validateur, pour que la responsabilité de la validation ne soit pas diffuse ;
• l’historique des versions successives, pour couvrir chaque échéance semestrielle sans trou.

Passer de la check-list au suivi outillé

Sur un contrat, cette procédure tient dans un rappel d’agenda. Le problème change de nature avec le nombre : quarante prestataires, deux à cinq pièces chacun, des échéances qui ne tombent jamais le même jour, et une obligation semestrielle qui court par contrat et non par fournisseur. Un tableur y répond quelques mois, puis dérive — les dates ne sont plus tenues à jour, les pièces vivent ailleurs, et personne ne sait dire qui a validé quoi.

Les trois fonctions qui manquent alors sont toujours les mêmes : une date d’expiration portée par la pièce et non par une colonne saisie à la main, une alerte déclenchée avant l’échéance plutôt qu’un contrôle annuel, et un historique conservé automatiquement à chaque nouvelle version.

Conformity-hub centralise les justificatifs des tiers, suit leurs dates de validité, déclenche les relances et conserve l’historique des versions et des validations. Le dossier constitué n’est pas seulement complet : il est daté, donc démontrable.

À retenir

• Deux obligations de vérification coexistent au-delà de 5 000 € HT : la vigilance (L8222-1, R8222-1) et l’emploi d’étrangers non autorisés (L8254-1, D8254-1). La seconde est presque toujours oubliée.
• Les pièces sont à obtenir à la conclusion du contrat puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution — y compris la liste nominative des salariés étrangers.
• Deux justificatifs seulement s’authentifient à la source : l’attestation de vigilance et le justificatif d’immatriculation.
• La charge de la preuve pèse sur le donneur d’ordre : ce qui compte est l’historique daté, pas le dernier document reçu.
• Informé par écrit par un agent de contrôle, vous devez enjoindre aussitôt à votre cocontractant de faire cesser la situation, sous peine de solidarité financière.