Pièces d’entreprise ou pièces de personnes : ce que vous pouvez exiger d’un sous-traitant

Définition : dans un dossier de conformité de tiers, une pièce d’entreprise atteste de la situation de la société cocontractante — immatriculation, cotisations sociales, assurances, situation fiscale. Une pièce de personne atteste de l’identification, de la qualification ou de l’aptitude d’un salarié déterminé — carte d’identification professionnelle, autorisation de conduite, titre d’habilitation. Les deux familles n’ont ni le même émetteur, ni le même fondement juridique, ni le même rythme de péremption.

À retenir

Les pièces qu’un texte impose à un donneur d’ordre de se faire remettre sont presque toutes des pièces d’entreprise : l’article D. 8222-5 du code du travail ne demande que l’attestation de vigilance et un justificatif d’immatriculation, à la conclusion puis tous les six mois, à partir de 5 000 € HT. Le seul document nominatif exigible au titre d’un texte est la liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail (article D. 8254-2). Carte BTP, autorisation de conduite et habilitation électrique relèvent de l’employeur : les réclamer est une exigence contractuelle, pas une obligation légale du donneur d’ordre. Chacun de ces termes est défini, avec son texte, dans le glossaire de la conformité des tiers.

En un coup d’œil

Justificatif	Échelle	Délivré par	Le donneur d’ordre est-il tenu de le collecter ?	Rythme	Moment du contrôle
Attestation de vigilance	Entreprise	Urssaf (ou MSA)	Oui — D. 8222-5, opération ≥ 5 000 € HT	De moins de six mois, renouvelée tous les six mois	Conclusion du contrat, puis tous les six mois
Justificatif d’immatriculation (Kbis ou extrait RNE)	Entreprise	Greffe du tribunal de commerce, INPI, chambre des métiers	Oui, lorsque l’immatriculation est obligatoire ou qu’il s’agit d’une profession réglementée — D. 8222-5	Même remise que ci-dessus	Conclusion du contrat, puis tous les six mois
Liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail	Personnes, établie et remise par l’entreprise	Le cocontractant, à partir de son registre unique du personnel	Oui — L. 8254-1 et D. 8254-2, opération ≥ 5 000 € HT	Tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution (D. 8254-4)	Conclusion du contrat, puis tous les six mois
Assurance décennale et RC professionnelle	Entreprise	Assureur	Selon le contexte — voir chaque fiche	Période de garantie indiquée sur l’attestation	Avant intervention, puis à chaque échéance d’attestation
Attestation de régularité fiscale	Entreprise	Administration fiscale	Selon le contexte — commande publique ; voir la fiche	Annuel dans son usage courant	Candidature ou attribution
Carte BTP	Personne	Organisme national désigné par décret (L. 8291-1)	Non — obligation de l’employeur envers son salarié	Événementielle : contrat, statut, perte, fin de contrat	Accès au chantier, par lecture du QR code
Autorisation de conduite (CACES)	Personne	L’employeur (R. 4323-56)	Non — obligation de l’employeur envers son salarié	Événementielle ; attestation médicale valable cinq ans	Avant mise à disposition de l’équipement
Habilitation électrique	Personne	L’employeur (R. 4544-10)	Non — obligation de l’employeur envers son salarié	Événementielle : attributions, matériel, aptitude	Avant l’opération électrique concernée

Pourquoi la distinction change le travail

Un même dossier de sous-traitance contient les deux colonnes du schéma ci-dessus. Les traiter avec le même processus est la cause la plus fréquente de dossiers à jour sur le papier et inopérants sur le terrain, et trois conséquences pratiques découlent de l’échelle à laquelle une pièce est délivrée.

• Le texte qui l’impose n’est pas le même, et donc l’interlocuteur non plus. Une pièce d’entreprise se réclame au cocontractant au titre de l’obligation de vigilance. Une pièce de personne est délivrée à un salarié par son employeur ou par un organisme : le donneur d’ordre n’en est destinataire qu’en vertu du contrat qu’il a signé.
• Le rythme de péremption n’est pas le même. Une attestation de vigilance se périme au calendrier — six mois, quoi qu’il arrive. Une habilitation électrique se périme lorsque les attributions, le matériel ou l’aptitude du salarié changent, ce qu’aucun calendrier ne prédit.
• Le point de contrôle n’est pas le même. Une pièce d’entreprise se contrôle une fois, en amont, pour tout le contrat. Une pièce de personne se contrôle à l’accès au site, salarié par salarié, opération par opération — y compris pour un intérimaire arrivé le matin même.

C’est pourquoi un dossier fournisseur parfaitement à jour ne prouve rien sur les personnes qui interviennent réellement, et pourquoi un contrôle d’accès rigoureux ne dispense pas de l’obligation de vigilance.

Ce qu’un texte vous impose réellement de collecter

Deux obligations distinctes, et deux seulement, mettent à la charge du donneur d’ordre la remise de justificatifs par son cocontractant. Elles figurent toutes les deux dans le code du travail, elles partagent le même seuil de 5 000 € HT, et elles sont souvent confondues en une seule.

Les deux pièces d’entreprise de l’obligation de vigilance

L’article D. 8222-5 du code du travail, dans sa version en vigueur au 1^er janvier 2023, énumère limitativement ce que le donneur d’ordre doit se faire remettre « lors de la conclusion et tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution » :

• l’attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations prévue à l’article L. 243-15 du code de la sécurité sociale, émanant de l’organisme de recouvrement, datant de moins de six mois, et dont le donneur d’ordre s’assure de l’authenticité auprès de cet organisme — c’est l’attestation de vigilance ;
• un justificatif d’immatriculation, lorsque l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au Registre national des entreprises est obligatoire, ou lorsqu’il s’agit d’une profession réglementée. Le texte admet quatre formes équivalentes : extrait K ou K bis, extrait d’immatriculation au Registre national des entreprises, devis ou correspondance professionnelle mentionnant les informations d’immatriculation, ou accusé de réception électronique du greffier ou de la chambre des métiers — c’est l’objet de la fiche extrait Kbis.

L’article R. 8222-1 fixe le déclenchement : les vérifications de l’article L. 8222-1 « sont obligatoires pour toute opération d’un montant au moins égal à 5 000 euros hors taxes ». En dessous de ce seuil, il n’y a rien à opposer au cocontractant au titre de cette obligation.

Aucune pièce nominative ne figure dans cette liste. Ni carte BTP, ni attestation de formation, ni copie de pièce d’identité, ni liste du personnel affecté au chantier. C’est le point que la plupart des cahiers des charges d’achat ignorent.

La seule pièce nominative imposée par un texte

L’article L. 8254-1 institue une seconde vérification, indépendante de la première : toute personne vérifie, à la conclusion d’un contrat d’un montant minimum et périodiquement jusqu’à la fin de son exécution, que son cocontractant respecte l’interdiction d’emploi d’un étranger non autorisé à travailler posée au premier alinéa de l’article L. 8251-1. L’article D. 8254-1 fixe le même seuil que la vigilance : 5 000 euros hors taxes.

Le contenu de cette vérification est décrit à l’article D. 8254-2. Le donneur d’ordre se fait remettre, lors de la conclusion du contrat, la liste nominative des salariés étrangers employés par le cocontractant et soumis à l’autorisation de travail prévue à l’article L. 5221-2. Cette liste est établie à partir du registre unique du personnel et précise, pour chaque salarié, trois informations et trois seulement :

1. sa date d’embauche ;
2. sa nationalité ;
3. le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

L’article D. 8254-4 en fixe le rythme : « sauf en ce qui concerne les particuliers, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail est adressée tous les six mois, jusqu’à la fin de l’exécution du contrat ». L’article D. 8254-3 étend la remise, à la conclusion du contrat, au prestataire établi à l’étranger qui détache des salariés en France dans les conditions de l’article L. 1262-1.

Deux enseignements opérationnels en découlent. D’abord, cette liste est une obligation légale du donneur d’ordre, au même titre que l’attestation de vigilance, et elle est omise par une grande partie des dossiers de sous-traitance. Ensuite, son contenu est fermé : le texte énumère trois champs. Réclamer, sous couvert de cette obligation, les copies des titres de séjour de l’ensemble du personnel excède ce que le texte prévoit.

Les pièces de personnes : qui les délivre, et ce que cela implique

Les trois justificatifs nominatifs les plus demandés sur un chantier ou un site industriel ne sont délivrés ni par l’Urssaf, ni par un greffe, ni par un assureur. Deux le sont par l’employeur lui-même.

La carte BTP

L’article L. 8291-1 prévoit qu’une carte d’identification professionnelle est délivrée par un organisme national désigné par décret en Conseil d’État à chaque salarié effectuant des travaux de bâtiment ou de travaux publics, pour le compte d’une entreprise établie en France ou, en cas de détachement, d’une entreprise établie hors de France. La déclaration incombe à l’employeur ; la carte est attachée au salarié. Le contrôle utile est la lecture de son QR code, qui donne son statut en temps réel — une carte matériellement intacte peut avoir été invalidée. La fiche carte BTP détaille les statuts, les durées et les exclusions.

L’autorisation de conduite

L’article R. 4323-56, dans sa version en vigueur au 1^er octobre 2025, subordonne la conduite de certains équipements présentant des risques particuliers à une autorisation de conduite délivrée par l’employeur. Elle suppose une attestation d’absence de contre-indication médicale établie par le médecin du travail à l’issue d’un examen, valable cinq ans, remise à l’employeur qui en conserve une copie tenue à la disposition de l’inspection du travail et des services de prévention de la sécurité sociale. Le CACES n’est pas cette autorisation : il en constitue le volet « connaissances et savoir-faire », comme l’explique la fiche CACES.

L’habilitation électrique

L’article R. 4544-10, dans sa version en vigueur au 1^er octobre 2025, dispose qu’un travailleur est habilité dans les limites des attributions qui lui sont confiées et que l’habilitation est délivrée par l’employeur, lequel s’assure au préalable de la formation théorique et pratique du travailleur et lui remet un carnet de prescriptions. Lorsque l’habilitation autorise les opérations au voisinage de pièces nues sous tension, sa validité est subordonnée à la détention par le travailleur d’une attestation d’absence de contre-indication médicale. La fiche habilitation électrique détaille les deux régimes et le périmètre exact de cette attestation.

Deux horloges qui ne tournent pas à la même vitesse

La différence la plus coûteuse entre les deux familles n’est pas juridique, elle est opérationnelle : elles ne se périment pas de la même manière.

Les pièces d’entreprise se périment au calendrier. Le texte le dit lui-même : attestation de moins de six mois, remise renouvelée tous les six mois. La périodicité est connue d’avance, elle se planifie, et un retard se constate mécaniquement.

Les pièces de personnes se périment sur événement. Une carte BTP s’invalide à la fin du contrat de travail. Une autorisation de conduite tombe lorsque le salarié change d’équipement ou que son attestation médicale n’est plus valable. Une habilitation électrique cesse de couvrir l’opération dès que les attributions confiées au travailleur changent. Aucun de ces événements ne se produit à une date que le donneur d’ordre connaît.

Recommandation opérationnelle Conformity-hub — et non règle de droit : ne pas chercher à suivre les pièces de personnes au même rythme que les pièces d’entreprise. Ce qui fonctionne est de contrôler la validité au moment de l’intervention, et d’exiger contractuellement du sous-traitant qu’il notifie tout changement d’affectation du personnel présent sur site.

Où se contrôle chaque famille

Question	Pièces d’entreprise	Pièces de personnes
Qui délivre ?	Un tiers de confiance : Urssaf, greffe, INPI, assureur, administration fiscale	Un organisme national (carte BTP) ou l’employeur lui-même (autorisation de conduite, habilitation)
Qui est tenu par le texte ?	Le donneur d’ordre doit les collecter (D. 8222-5)	L’employeur doit les délivrer à son salarié ; aucun texte n’oblige le donneur d’ordre à les collecter
Peut-on les vérifier en ligne ?	Oui pour la vigilance et l’immatriculation, auprès de l’émetteur	Par lecture du QR code pour la carte BTP ; pas de registre public pour les deux autres
Quand se périment-elles ?	À date fixe, connue d’avance	Sur événement, non prévisible
Où se contrôlent-elles ?	Au contrat, en amont, une fois pour toutes les interventions	À l’accès au site, personne par personne, opération par opération
Que prouve leur validité ?	Que l’entreprise est en règle à la date de l’attestation	Que cette personne-là est autorisée à faire cette opération-là

Le processus complet de contrôle — ordre des vérifications, jalons, validation, pièce refusée — est décrit dans le guide vérifier la conformité d’un sous-traitant. La liste des pièces à réunir selon le contexte figure dans le pilier quels documents demander à un sous-traitant, et son équivalent achats dans quels documents demander à un fournisseur.

Sur quel fondement exiger une pièce de personne ?

Un donneur d’ordre peut légitimement vouloir s’assurer que la personne qui manœuvre une nacelle sur son site y est autorisée. Ce qu’il faut savoir, c’est sur quoi il s’appuie pour l’exiger — parce que de cela dépend ce qui se passe si le sous-traitant refuse.

Niveau	Exemple sur ce sujet	Si le sous-traitant refuse
Obligation légale	Attestation de vigilance et justificatif d’immatriculation (D. 8222-5) ; liste nominative des salariés étrangers (D. 8254-2)	Le contrat ne peut pas être exécuté sans exposer le donneur d’ordre
Condition d’application	Le seuil de 5 000 € HT (R. 8222-1 et D. 8254-1)	En dessous du seuil, rien à opposer au titre de ces textes
Obligation contractuelle	Remise des cartes BTP, des autorisations de conduite ou des titres d’habilitation prévue au contrat ou aux conditions générales d’achat	Les leviers du contrat — et aucun levier s’il n’y a pas d’écrit
Exigence sectorielle ou de site	Règlement de chantier, plan de prévention, protocole de sécurité, référentiel de certification du donneur d’ordre	Opposable dans son périmètre : refus d’accès au site, pas au-delà
Recommandation Conformity-hub	Contrôler la validité à l’accès plutôt que constituer un dossier nominatif permanent	Rien : le tiers ne viole aucune règle

La distinction entre ces niveaux, et la manière dont elle est appliquée dans toute cette bibliothèque, est décrite dans la page méthodologie éditoriale.

Données personnelles : la limite à ne pas franchir

Une pièce de personne contient, par construction, des données à caractère personnel : identité, photographie, nationalité, numéro de titre, aptitude médicale. Sa collecte relève donc aussi du règlement général sur la protection des données, et pas seulement du code du travail.

La CNIL formule le principe de minimisation ainsi : « les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Appliqué à un dossier de sous-traitance, cela conduit à trois réflexes :

• s’en tenir au contenu prévu par le texte lorsqu’il en prévoit un. Pour la liste nominative des salariés étrangers, l’article D. 8254-2 énumère trois champs : date d’embauche, nationalité, type et numéro d’ordre du titre. Il ne prévoit pas la copie du titre lui-même ;
• préférer la vérification à la conservation pour les pièces de personnes qui se contrôlent à l’accès : constater la validité d’une carte BTP par son QR code et en tracer le contrôle n’impose pas d’en archiver une copie ;
• ne pas collecter de donnée de santé. L’attestation médicale prévue aux articles R. 4323-56 et R. 4544-10 est remise à l’employeur, qui en conserve la copie à disposition de l’inspection du travail. Elle n’a pas vocation à circuler vers le donneur d’ordre.

Ces trois points sont des recommandations de gestion tirées d’un principe réglementaire transversal, et non une obligation propre au droit du travail.

Organiser le suivi des deux échelles

Sur un contrat isolé, la distinction se gère de tête : deux pièces à demander, une date à retenir, un contrôle à l’entrée du site. La difficulté apparaît avec le volume. Un donneur d’ordre qui suit deux cents tiers gère deux cents échéances calendaires de vigilance, autant de justificatifs d’immatriculation, des attestations d’assurance aux dates de renouvellement dispersées, des listes nominatives semestrielles — et, sur le terrain, des dizaines de personnes dont les pièces se périment sur des événements dont il n’est pas informé.

Les deux échelles appellent alors deux mécanismes différents : une relance périodique pour ce qui se périme au calendrier, et une preuve de contrôle horodatée pour ce qui se périme sur événement.

Conformity-hub sert le premier mécanisme : centraliser les justificatifs par tiers, porter leur date d’expiration, déclencher les relances avant échéance, conserver l’historique des versions et la trace de qui a validé quoi. Pour le second, la plateforme sert de référentiel des exigences contractuelles opposables à chaque tiers — ce qui a été demandé, sur quel fondement, et ce que le tiers a effectivement remis — le contrôle d’identité et d’habilitation restant, lui, un geste de terrain au moment de l’accès.